16 RECOMANDAREA NR. (2001) 2 PRIVIND STRUCTURAREA ŞI RESTRUCTURAREA RENTABILĂ A SISTEMELOR JUDICIARE ŞI A SISTEMELOR DE INFORMARE JURIDICĂ

 

(adoptată de Comitetul Miniştrilor în 28 feb. 2001, la a 743–a reuniune a delegaţilor miniştrilor)

 

Comitetul Miniştrilor, conform articolului 15.b din Statutul Consiliului Europei,

 

Considerând că scopul Consiliului Europei este realizarea unei unităţi mai strânse între statele membre;

 

Considerând că tehnologiile moderne ale informaţiei sunt astăzi indispensabile pentru administrarea justiţiei şi contribuie, ele însele, la o administrarea mai eficientă a statului, necesară unei bune funcţionări a democraţiei;

 

Notând că cea mai mare parte a statelor europene îşi reorganizează sau înlocuiesc atât sistemele lor de administrare judiciară, cât şi sistemele computerizate de informare juridică, şi că alte state sunt în căutare de consultanţi specializaţi pentru punerea în funcţionare a noilor sisteme;

 

Recunoscând că o organizare modernă şi rentabilă a acestor sisteme va asigura îmbunătăţirea şi amplificarea, la un cost rezonabil, a serviciilor judiciare;

 

Realizând că evoluţia recentă a tehnologiilor informaţiei a fost şi va continua să fie rapidă şi radicală şi, prin urmare, o cunoaştere precisă a ultimelor dezvoltări în domeniul sistemelor IT[1] din sectorul juridic este absolut necesară;

 

Considerând că următoarele principii şi linii directoare reflectă situaţia şi tendinţele comune actuale în acest domeniu, în Europa;

 

Considerând, de asemenea, că sistemele care integrează ultimele dezvoltări în materia tehnologiilor informaţiei şi a dreptului vor îmbunătăţi calitatea, rapiditatea,  eficienţa şi efectivitatea[2] legii şi justiţiei în statele membre ale Consiliului Europei;

 

Considerând, prin urmare, că aceste principii şi linii directoare vor ajuta, în munca acestora, autorităţile competente în domeniul juridic,

 

Recomandă guvernelor statelor membre:

 

a.         să aducă principiile generale şi liniile directoare expuse în raportul din anexa acestei recomandări în atenţia persoanelor şi serviciilor responsabile de structurarea şi restructurarea rentabilă a sistemelor judiciare şi a sistemelor de informare juridică;

 

b.         să ia, pe teritoriul ţării lor, măsurile adecvate pentru a se asigura că aceste principii şi linii directoare sunt aplicate în sectorul juridic.

 

 

 

Anexă la Recomandarea nr. (2001) 2

 

Raport asupra structurării şi restructurării rentabile a

sistemelor judiciare şi a sistemelor de informare juridică

 

Introducere

 

Prezentul document priveşte contribuţia pe care Tehnologia Informaţiei şi  Comunicării (TIC) o poate aduce funcţionării instanţelor judecătoreşti şi sistemelor de informare juridică. Acest raport examinează rolul TIC atât ca suport pentru operaţiunile administrative judiciare, cât şi ca "motor" al revizuirii procedurilor şi practicilor organizaţionale.

 

Este evident că mijloacele electronice deţin un rol important în modernizarea aparatelor judiciare şi a sistemelor de informare juridică, iar provocarea constă în a controla potenţialul TIC pentru a transforma procesele aferente şi a le face mai eficiente şi mai performante. O astfel de îmbunătăţire presupune mai mult decât simpla automatizare a metodelor manuale existente. Ea implică structurarea şi restructurarea operaţiunilor, precum şi asumarea angajamentului de a exploata potenţialul datelor stocate în format electronic pentru a asigura informaţii mai bune şi mai rapide care să faciliteze administrarea justiţiei şi prestarea de servicii către utilizator.

 

Alături de numeroasele chestiuni tehnice ce trebuie rezolvate, o provocare esenţială este "controlarea managementului schimbării", ceea ce necesită un mod de a conduce dinamic şi avizat. Evoluţia tehnologică nu ar trebui să constituie, neapărat, principalul motiv pentru schimbare şi ar trebui manifestată precauţie în aplicarea fără ezitare a tuturor posibilităţilor oferite de către TIC sectorului juridic, acolo unde anumite cerinţe şi responsabilităţi trebuie respectate (de exemplu, independenţa judiciară şi respectarea vieţii private/confidenţialitate). Totuşi, judecătorii şi alţi utilizatori ai sistemelor de informare juridică trebuie să fie încurajaţi să exploreze posibilităţile oferite de noile tehnologii şi să coopereze cu experţi în domeniul tehnic pentru a moderniza procesele decizionale juridice, astfel încât acestea să răspundă mai bine cerinţelor utilizatorilor, pentru a recâştiga încrederea publicului şi a găsi o cale de mijloc între interesele justiţiei pe de-o parte, şi preocuparea pentru costuri/eficienţă pe de altă parte.

 

Raportul este structurat în două secţiuni principale:

1.         Măsuri strategice pentru dezvoltarea TIC în cadrul sectorului juridic

2.         Gestiunea proiectelor

1.         Măsuri strategice pentru dezvoltarea TIC în cadrul sectorului juridic

1.1       Principii şi strategii

 

Este important ca strategia de dezvoltare a TIC în sectorul juridic (ca şi în alte sectoare) să se bazeze pe o bună înţelegere a circumstanţelor, condiţiilor şi scopurilor speciale ale sectorului în discuţie. De aceea, spre exemplu, o strategie TIC în instanţă trebuie să ţină cont de diferitele cerinţe şi aşteptări ale unui sistem judiciar. Luarea deciziilor, de asemenea, trebuie să se bazeze pe principii şi scopuri clare care să reflecte în totalitate cerinţele menţionate mai sus. Ar trebui folosită următoarea listă privitoare la investiţiile în TIC când este vorba de sisteme de informare judiciară/juridică (deşi, niciuna dintre măsuri nu va prima celeilalte):

 

- contextualizare: investiţia să fie adaptată la circumstanţele şi cerinţele specifice ale statelor membre;

 

- costuri/eficienţă: să se obţină avantaje în materie de rentabilitate şi de productivitate a sistemelor judiciare şi juridice;

 

- rapiditatea justiţiei: operaţiunile administrative judiciare, precum şi căutarea sau procesarea de informaţii să fie accelerate;

 

- calitatea justiţiei/calitatea serviciilor: să existe o mai mari coerenţă în luarea deciziilor etc. şi să fie puse la dispoziţia utilizatorului informaţii şi alte servicii de actualitate;

 

- uniformitatea serviciilor (unde este necesar): să fie încurajat progresul în procesul de emitere a regulamentelor[3], precum şi o mai mare coerenţă a serviciilor şi metodelor de lucru;

 

- transparenţa procedurilor: se fie încurajată o atitudine deschisă şi asumarea responsabilităţii în ceea ce priveşte stadiul cazurilor, asupra procedurilor în desfăşurare şi a altor aspecte relevante;

 

- verificarea deciziilor: deciziile/concluziile să fie exacte şi valide;

 

- gestiunea informaţiei: să se îmbunătăţească calitativ şi cantitativ informaţiile utilizate la definirea priorităţilor în reorientarea procesului de management organizaţional;

 

- degrevarea personalului: sarcinile să fie repartizate mai eficient între angajaţi (scutirea, de exemplu, a judecătorilor de atribuţii administrative şi delegarea acestor sarcini către personalul auxiliar);

 

- gestiunea volumului de muncă a personalului: e necesară o împărţire şi un control mai bun a volumului de muncă la nivelul angajaţilor şi o distribuire mai eficientă a personalului pentru diferitele sarcini;

 

- sisteme mai simple şi mai standardizate: să se generalizeze utilizarea componentelor standard în diferite aplicaţii care să intensifice compatibilitatea şi să faciliteze mobilitatea personalului etc;

 

- respectarea normelor: să se aplice protocoalelor şi normele internaţionale;

 

- sprijin oferit utilizatorilor: să se îmbunătăţească serviciile şi sprijinul oferit din partea altor organizaţii pentru utilizatori;

- întărirea capacitaţii: să  se dezvolte capacitatea de a înfrunta un viitor incert (spre exemplu, asigurarea stabilităţii prin flexibilitate);

 

- uşurinţă în învăţare şi folosire: să fie mai facile procesele de formare şi perfecţionare, precum şi de transfer al cunoştinţelor;

 

- securitate: o mai mare securitate a datelor/structurilor organizaţionale şi să fie protejat caracterul privat şi confidenţial al datelor, când e cazul;

 

- integritate: să fie garantate reguli de probitate, onestitate şi corectitudine în modul de funcţionare al operaţiunilor juridice şi al operaţiunilor administrative conexe;

 

O chestiune strategică fundamentală ce trebuie avută în vedere la examinarea investiţiilor în TIC aplicabile operaţiunilor de administrare juridică, constituie întrebarea dacă nu cumva ar fi mai bună o revizuire şi restructurare a cerinţelor juridice fundamentale, şi nu doar a procedurilor administrative (cu alte cuvinte, schimbarea cerinţelor în sine, decât a mijloacelor prin care acestea sunt îndeplinite). Pe lângă această întrebare există o altă serie de întrebări strategice care privesc:

 

- investiţiile pe termen scurt şi lung: spre exemplu, investiţia pentru un viitor incert sau în funcţie de circumstanţele imediate, ceea ce ridică probleme atât din punct de vedere al capacităţii de prevenire a nevoilor  şi dezvoltării tehnicilor viitoare, cât şi cu privire la dimensiunile economice ale investiţiilor pe termen scurt;

 

- sisteme standard şi personalizate: spre exemplu, investiţia în sisteme standard/uşor de utilizat şi controlat, similare cu alte aplicaţii pentru a facilita formarea şi perfecţionarea utilizatorilor, sau investirea în sisteme personalizate pentru care procesul de învăţare va fi cu siguranţă mai dificil;

 

- automatizarea procedurilor existente sau redefinirea procedurilor: spre exemplu, investirea în sisteme care pur şi simplu reiau, sub formă electronică, convenţiile sau protocoalele deja existente sau alegerea unei abordări de restructurare a modalităţilor de lucru şi profitarea de ocazia oferită de investiţie pentru a regândi optica şi detaliile practicilor în vigoare;

 

- dezvoltare folosind resurse interne sau externe: spre exemplu, investirea în servicii de expertiză din cadrul organizaţiei pentru conceperea şi punerea în funcţiune a sistemelor sau contractarea externă a experţilor, conceperea, dezvoltarea şi/sau exploatarea sistemului. Dacă se optează pentru abordarea externă, poate fi utilă păstrarea unui număr de specialişti din cadrul angajaţilor, pentru negocierea contractelor şi supervizarea executării acestora, printre altele;

 

- centralizarea sau descentralizarea responsabilităţilor: stabilirea, spre exemplu, cui îi revine responsabilitatea dezvoltării, finanţării şi gestiunii - Ministerului Justiţiei sau instanţelor. Deşi centralizarea poate prezenta anumite avantaje din punct de vedere al funcţionării şi standardizării, un inconvenient îl poate constitui lipsa flexibilităţii şi a reacţiei imediate la nivel local (deşi acest lucru va depinde în mare parte de ţara în discuţie şi distribuirea populaţiei acesteia).

 

Fiecare dintre măsurile alese prezintă avantaje şi dezavantaje, în acelaşi timp, ce ar trebui analizate în paralel (cele mai importante sunt rezumate în următorul tabel). Este utilă reţinerea unor elemente asociate celor două strategii, de exemplu,  dezvoltarea internă şi cea externalizată, sau responsabilităţi în parte centralizate şi în parte descentralizate. Cele mai bune soluţii pot, de asemenea, varia în funcţie de particularităţile statului membru în discuţie (dimensiune geografică, tradiţii şi capacităţi).


1.2. Tipuri de avantaje şi dezavantaje între diferitele opţiuni

Investiţii pe termen lung

Investiţii pe termen scurt

Avantaje

Planificarea e mult mai structurată

Folosirea unor tehnologii mai avansate

Controlul este mai uşor

Impact/rezultate mai rapide

Posibilitatea de a obţine un cost global mai rentabil

Managerii sunt, probabil, mai interesaţi şi dedicaţi

Posibilitatea găsirii unor soluţii adaptate situaţiei

Răspunsuri mai favorabile în situaţii incerte (progrese în etape mici şi mai uşor gestionabile)

 

Posibilitatea de a reduce costurile pentru tehnologiile cunoscute

Dezavantaje

Pericolul ca tehnologia aleasa să fie depăşită

Posibilitatea apariţiei erorilor

Dificultatea în a stârni interesul managerilor

Preponderenţa soluţiilor gândite în avans

Complexitate mai mare

Recurgerea la ajutor din exterior

 

 

Sisteme standard

Sisteme particularizate

Avantaje

Uşor de folosit, învăţat şi întreţinut

Concepute cu o anumită destinaţie

Achiziţie şi gestionare mai ieftine

 

Mai propice pentru comunicarea inter-organizaţională

 

Dezavantaje

Mai puţin adaptabile aplicaţiei

Mai costisitoare

Utilizatorii pot prezenta nevoi speciale ce nu pot fi îndeplinite

Nevoi de formare mai accentuate

 

Efectuarea schimbărilor necesită apel la specialişti (costuri suplimentare)

 

 

Automatizarea procedurilor existente

Re-conceperea procedurilor existente

Avantaje

Înţeleasă de către utilizatori

Mai rentabil pe termen lung

Rezistenţa minimă din partea angajaţilor

Mai potrivit pentru utilizatori, pe termen lung

 

Posibilitatea de a implementa controalele dorite

 

Posibilitatea de a gândi sistemul ca un întreg şi a face legăturile necesare

Dezavantaje

Procedurile nu permită automatizarea

Ocupă mai mult timp şi cauzează perturbaţii

 

Noile metode de lucru pot nemulţumi personalul

 

Exista riscul de a depinde de hotărârile la nivel înalt (spre exemplu, schimbări ale legislaţiei)

 

 

Gestiune centralizată

Gestiune descentralizată

Avantaje

Simplificarea planificării şi ansamblului de controale

Reacţii mai bune la situaţiile locale

Utilizare eficientă şi flexibilă a personalului

Încurajează competiţia locală şi o mai mare productivitate

Posibilitatea de a obţine sfaturi din partea mai multor specialişti

Apropierea faţă de utilizatorii finali

Capacitatea de a  furniza aceleaşi servicii pretutindeni

Incită managerii locali la exercitarea responsabilităţilor

Dezavantaje

Risc de supra-concentrare într-un singur loc

(spre exemplu, eşec la scară mare)

Necesită surplus de personal, prezintă riscuri de suprapunere, costuri ridicate

Depărtare în raport cu utilizatorii finali

Risc de abatere de la reglementări comune şi compatibilităţi

Dependent de o comunicare eficientă

Pierderea flexibilităţii personalului

Diminuarea responsabilităţii, şi implicit a motivaţiei managerilor locali

Solicită experienţă suficientă pentru dezvoltarea la nivel local

Înţelegere insuficientă a necesitaţilor/aşteptărilor la nivel local

 

 

Gestiunea proiectelor interne

Gestiunea proiectelor externalizate

Avantaje

Control asupra proiectului (foarte important în cazul procesului de concepere)

Capacitate de inovaţie crescută în sectorul privat (la început)

Existenţa personalului specializat se poate dovedi mai puţin costisitoare pe termen lung

Cunoştinţe mai profunde şi mai ample despre tehnologii, din partea subcontractorilor

Posibilitatea de a compara/concura cu furnizori externi

Potenţial pentru resurse mai importante destinate Investiţiilor & Dezvoltării

 

Transferul sarcinilor/riscurilor administrative către o terţă parte

Dezavantaje

Constituirea unei “capacitaţi” specializate greu de eliminat/adaptat

Pierderea inovaţiei din momentul în care serviciul devine operaţional

Lipsa expertizei pentru noile tehnologii şi inovaţii

Pierderea competenţelor interne (dependenţă crescândă de furnizori externi)

Cheltuieli administrative suplimentare

Pierderea controlului intern

 

 

Costuri suplimentare legate de execuţia contractului

 

Costuri suplimentare ce corespund plaţii TVA-ului şi unei părţi din profit furnizorului privat

 

Riscul unei dependenţe excesive faţă de prestatorul de servicii

2.         Gestiunea proiectului

2.1.      Introducere

Un sistem eficient de gestiune a proiectelor ar trebui să asigure:

 

–  control cu privire la progresul proiectului;

–  transparenţa modalităţilor financiare;

–  distribuire clară a responsabilităţilor;

–  implicarea utilizatorilor.

 

Gestiunea proiectelor IT de anvergură în sectorul juridic (sisteme de gestiune a dosarelor judiciare pentru instanţe, spre exemplu, sau alte sisteme de informare juridică) implică şapte etape majore (discutate mai jos, în ordine cronologică).

 

- planificarea strategiei;

- evaluarea necesităţilor;

- concepţie arhitecturală;

- programare şi instalare;

- teste, recepţie, punere în aplicare şi formare a utilizatorilor;

- utilizare şi întreţinere;

- evaluarea sistemului;

 

Companiile private vor participa deseori, în baza unui acord de subcontractare, la elaborarea sistemelor, dar este important ca responsabilitatea principală a primelor trei faze ale proiectului (planificarea strategiei, evaluarea necesităţilor şi concepţia arhitecturală) să rămâne pe plan intern (deşi aceste faze trebuie realizate profitând de experienţa consultanţilor externi, atunci când competenţele necesare nu sunt disponibile local).

 

Fazele ulterioare, adică cele ale programării şi instalării, testării de către utilizatori, punerii în aplicare şi întreţinerii se pot subcontracta cu condiţia ca unele dintre specificaţiile detaliate să fie concepute de către subcontractori şi să fie supuse unui control al calităţii.

 

Este de asemenea important ca proiectul să fie supus, chiar de la primele etape, unei evaluări riguroase, dacă este posibil, din partea unui organ independent, cu scopul de a se asigura că specificaţiile cerute şi conformitatea cu normele şi obiectivele vizate sunt respectate. În ceea ce priveşte gestiunea proiectului, un parteneriat între o echipă internă şi consultanţi externi, stabilit pe o perioadă de timp suficient de lungă, pare să constituie, în majoritatea cazurilor, un mod eficient de lucru, deoarece permite concilierea dintre interesele unui control intern al cumpărătorului şi deschiderea către inovaţie şi experienţa amplă a celor din exterior.

 

Caracteristicile şi natura specifică a diferitelor sisteme de informare juridică, precum şi ale activităţii în diferite instanţe impun o serie de condiţii proceselor de concepţie şi punere în aplicare a noilor sisteme informatice. Securitatea datelor, accesibilitatea şi uşurinţa utilizării sunt, evident, foarte importante. Totuşi, situaţia este adesea complicată din cauza factorilor structurii locale:

 

- accesul, în termeni geografici şi organizaţionali, la serviciile de informare juridică sau la instanţe;

- amploarea şi volumul operaţiilor cu privire la sistemul de informare juridică sau la instanţe;

- natura legăturilor şi necesitatea cooperării cu alte organizaţii, precum şi acordurile existente în ceea ce priveşte transferul şi schimbul de informaţii.

 

În general, tehnologiile informaţiei permit o mai mare uniformitate în conceperea sistemelor de informare juridică şi în administrarea justiţiei. Acest lucru poate prezenta avantaje pe termen lung, dar pe termen scurt - adică, în timpul etapei de punere în aplicare - pot apărea dificultăţi tranzitorii, în timp ce diferitele practici locale se adaptează la noile norme, aplicate mai larg

2.2.      Planificarea strategiei

Diagrama următoare ilustrează un model de organizarea a gestiunii unui proiect complex de informatizare a justiţiei. Acest model este, inevitabil, general, iar detaliile ar trebui stabilite ţinând cont de situaţia şi cerinţele fiecărei ţări. Totuşi, el evidenţiază punctele principale ce trebuie luate în calcul la momentul adoptării dispoziţiilor cu caracter organizaţional pentru proiectul în discuţie şi subliniază, în particular, importanţa separării între  contribuţiile grupului de conducere[4], al utilizatorilor şi ale grupului însărcinat de garantarea calităţii.

Model organizaţional schematic pentru gestiunea proiectelor

Grupul de utilizatori

Grupul de conducere

Grupul pentru asigurarea calităţii

Prezidat de către un utilizator confirmat.

Rol: apărarea intereselor utilizatorilor furnizând feedback cu privire la:

–    specificul necesităţilor;

–    aprobarea;

–    evaluarea;

–    filtrarea tuturor modificărilor propuse;

–    informaţii despre alte necesităţi.

 

Membrii sunt:

–    judecători;

–    avocaţi;

–    notari;

–    preşedinţi de instanţe;

–    funcţionari.

Prezidat de o persoană influentă numită de Guvern sau de Curtea Supremă.

Recurgerea la o autoritate[5] superioară pentru aprobarea propunerilor.

Serviciu independent de consultanţă însărcinat cu auditarea. Nu se ocupă de oferte şi delegarea sarcinilor.

GESTIONAREA PROIECTELOR

Delegarea sarcinilor

LIDERUL(-II) PROIECTULUI

Necesită calităţi de bun organizator şi cunoaşterea sistemului juridic (judecător sau un judecător şi un informatician).

Alţi lideri de proiect pot fi numiţi pentru anumite sarcini specifice (redactarea noilor propuneri de legi şi proceduri, sau restructurarea cadrului legislativ).

Echipa(-ele) proiectului

Pentru administrarea şi îndeplinirea activităţilor zilnice; format(-e) din reprezentanţi ai tuturor grupurilor interesate, în special cel al utilizatorilor, ce cunosc principiile de structură tip şi funcţiile juridice (utilizatori specializaţi precum: judecători, procurori, grefieri, legislatori şi designeri de sisteme).

 

2.3.      Evaluarea necesităţilor

 

Această etapă implică scanarea şi analiza atentă a sistemelor deja existente, precum şi a necesităţilor:

 

- procedurile pe care noul sistem trebuie să le îndeplinească, spre exemplu criteriile şi contextul juridic particular (legi şi alte reglementări);

- modalităţile de organizare, spre exemplu procedeele organizaţionale deja existente şi metodele comune urmate în executarea procedurilor;

- sistemele existente de arhivare a datelor, spre exemplu sistemele manuale de informare juridică;

- interconectarea cu alte sisteme de organizaţii/structuri;

- perspectivele şi posibilităţile de restructurare a sistemului operaţional.

 

Deseori este utilă o planificare a necesităţilor utilizatorilor sub forma unor diagrame, spre exemplu, ilustrând în cazul unei instanţe:

 

– registrul dosarelor (rolul instanţei);

– registrul părţilor;

– funcţii auxiliare – planificare, termene limită, statistici, modalitatea de colectare de fonduri;

– formulare pentru sesizare şi criterii de imprimare;

– conectare cu alte sisteme (spre exemplu, transferul informaţiei cuprinse în registre şi accesul la informaţii juridice).

 

O astfel de diagrama ar putea veni în sprijinul:

a.         sistemelor deja existente, cu privire la:

 

– natura cazurilor;

– părţile implicate;

– actele de procedură şi hotărârile;

– rezumatul cauzei;

– organismele juridice;

– fundamentul juridic.

b.         canalele de  informare - legăturile între entităţi - spre exemplu:

 

– care sunt părţile fiecărui dosar;

– ce dispoziţie juridică particulară este invocată într-un anumit caz.

c.         transferul datelor necesare în trecerea de la sistemul vechi la cel nou, indicând cum fiecare informaţie din vechiul sistem corespunde datelor din cel nou.

 

2.4       Concepţia (design) arhitecturală  a sistemelor TIC

 

În multe ţări, dezvoltarea tehnologiei informaţiei în domeniul administrării justiţiei intră într-o nouă etapă, ce se caracterizează printr-un rol mai important oferit schimbului de informaţii şi sprijinirii "procesului de lucru" în totalitatea sa. Din punct de vedere al conţinutului, procedurile judiciare prezintă anumite caracteristici comune (în ciuda deosebirilor dintre metodele de funcţionare a diferitelor jurisdicţii din interiorul statelor membre şi între statele membre). Aceste caracteristici comune sugerează faptul că este benefică o abordare comună în vederea dezvoltării sistemelor, atât din punct de vedere al conceperii, cât şi al implementării şi întreţinerii. De exemplu, ar fi util ca arhitectura să includă configurarea unui spaţiu pe server care să permită rularea de aplicaţii pentru clienţi în a apela servere cu baze de date.

 

Într-o manieră generală, arhitectura ar trebui să permită:

 

–  refolosirea sistemelor deja existente şi integrarea diferitelor tipuri de aplicaţii şi tehnologii;

– utilizarea diferitelor tipuri de echipament (spre exemplu, calculatoare personale, calculatoare în reţea, diferite sisteme de operare);

– utilizarea Internetului;

– instalarea unui sistem uşor de utilizat, sigur, flexibil şi deschis;

– acces uşor al utilizatorilor finali (şi limitarea la maxim a confuziilor);

– garantarea unei funcţionări fiabile.

 

Din punct de vedere al conceperii sistemului, este absolut necesară dotarea acestuia cu o arhitectură convenabilă care să diferenţieze componentele sau elementele cheie: funcţia de gestiune a comunicaţiilor (inclusiv interfaţa Internet), funcţia de bază de date, fişiere de date, funcţia de gestiune a fluxului muncii, funcţia de gestiune a documentelor şi interfaţa grafică pentru utilizatori. Disocierea între aceste elemente ar trebui să faciliteze o bună securitate a datelor, flexibilitate, accesibilitate şi posibilitatea de extindere şi dezvoltare. Accesul utilizatorilor finali la fiecare din aceste aplicaţii, prin intermediul serverelor, constituie, în general, o abordare potrivită în măsura în care reduce riscurile de confuzii (între diferite versiuni, spre exemplu), măreşte fiabilitatea şi favorizează integrarea aspectelor organizaţionale şi practice.

 

2.4.1    Arhitectura potrivită

 

Introducerea elementelor comune are repercusiuni importante asupra dezvoltării diferitelor aplicaţii, precum şi asupra arhitecturii sistemului informatic, per total (hardware şi software). O arhitectură potrivită presupune anticiparea folosirii unor servere de aplicaţii destinate simplificării sistemului la nivelul client. Această metodă ar trebui, de asemenea, să ofere beneficii în ceea ce priveşte securitatea şi fiabilitatea în funcţionare. Ar trebui să păstreze avantajele eficienţei, constând în mai puţin personal pentru asistenţă şi întreţinere. Printre altele, mediul pentru client va fi mai uniform şi sistemul va permite un nivel de securitate care nu ar fi uşor de obţinut în arhitecturi mai împânzite

 

Arhitectura-schematică-a-unui-proiect-TIC-pentru-instanţe

 

În definirea arhitecturii sistemelor de informaţii judiciare, trebuie luate în calcul două niveluri:

 

a. nivelul organizaţional – axat pe nevoile şi aşteptările organizaţiei şi implicările acestora în tipul de sistem şi de design;

b. nivel tehnic – ţinând cont de inovaţiile, tendinţele şi perspectivele sistemelor informatice în general şi de potenţialul de stabilire a unor noi funcţionalităţi şi de moduri de exploatare diferite.

La primul nivel organizaţional ar trebui adoptat un punct de vedere strategic, plecând de la  logica internă uniformă a procedeelor judiciare existente (ce frecvent respectă o schemă comună, în ciuda diferenţelor între anumite aspecte ale unor cauze individuale). Nevoile de informare ale utilizatorilor şi condiţiile speciale de securitate şi fiabilitate cer sisteme care să proceseze datele într-o manieră "distribuită". Este de asemenea necesară supravegherea funcţionării instanţelor (şi subdiviziunilor acestora) în ceea ce priveşte rezultatele şi alte date de gestiune (de exemplu, personal, finanţare şi costuri). Oricare ar fi responsabilităţile şi volumul de lucru al fiecărei jurisdicţii, întotdeauna există sarcini comune de realizat, precum distribuirea sălilor de şedinţă şi adaptarea la orare, repartizarea cauzelor către judecători, calendarul cauzelor, redactarea rapoartelor publice şi a altor documente precum registrele judiciare, citaţiile pentru părţi etc. Deseori, toate acestea sunt realizabile datorită unor programe informatice standard integrate într-un sistem particularizat. Următoarea diagramă oferă un exemplu al unui sistem de gestiune a dosarelor judiciare şi subliniază cât este de important să se ţină cont de ansamblul operaţiunilor, cât şi a tuturor actorilor implicaţi.

2.4.2. Utilizarea elementelor comune ale sistemelor de gestiune a dosarelor judiciare


Persoane participante la procedura judiciară


La nivel tehnic, trebuie plecat de la circumstanţele şi condiţiile date care restrâng şi definesc alegerea arhitecturii sistemului informatic, cum ar fi:

 

– dispersarea geografică specifică a instanţelor;

 

– infrastructura specifică (reţele locale (LAN), reţele extinse (WAN), sisteme de operare, e-mail);

 

– amploarea operaţiunii (spre exemplu, numărul probabil de persoane din cadrul angajaţilor ce vor folosi sistemul);

 

– necesităţile specifice în ceea ce priveşte securitatea şi fiabilitatea sistemului;

 

– cerinţele specifice pentru accesarea sistemului (spre exemplu, prin intermediul utilizatorilor interni şi externi);

 

– volumul specific de tranzacţii anticipate pentru fiecare subsistem în parte.

2.5.      Programare şi instalare

 

Etapa programării şi instalării este evident una foarte importantă, ce trebuie negociată cu atenţie. Aceasta necesită luarea în calcul a evoluţiei elementelor ce compun sistemul şi a inovaţiilor ce afectează procesul de programare. Presupune, de asemenea, o examinare a tuturor instrumentelor disponibile, luarea în calcul a altor factori şi posibilităţi, în special, cele enumerate în continuare (pentru care experienţa evidenţiază faptul că merită o atenţie sporită):

 

2.5.1.   Programare

– Cel mai probabil ar fi utilă adaptarea unui limbaj de programare dintre cele mai recente (precum JAVA).

 

– Trebuie explorată posibilitatea reutilizării software-ului existent.

 

– Ar fi importantă respectarea cât mai strictă a planului şi a succesiunii diferitelor etape, cum sunt analiza, conceperea şi codificarea.

 

– Este absolut necesar să fie disponibile resurse umane suficiente de-a lungul tuturor etapelor, încă de la început.

 

– Durata acestei etape a proiectului poate fi redusă utilizând mai mulţi programatori.

 

– Pentru proiecte mai ample (cu mai mult de patru programatori) ar fi utilă organizarea programatorilor în echipe.

 

– Este importantă aplicarea încă de la început a procedurilor de control de calitate.

 

– Similar, încă de la primele etape ar trebui acordată atenţie realizării de materiale pentru formare (manuale, exemple etc.).

 

– Trebuie stabilite, încă de la început, proceduri clare pentru aprobarea oricăror schimbări a specificaţiilor (spre exemplu, asigurarea că există o evidenţă a schimbărilor de făcut, o estimare a consecinţelor la nivelul costurilor şi timpului).

 

2.5.2.   Folosirea formatelor standard structurate

 

– Este recomandată utilizarea formatelor gen XML.

 

– Un asemenea format permite un schimb relativ lesnicios între sistemele interne (spre exemplu, procesarea de cuvinte) şi cele externe (spre exemplu, transferul electronic de date).

 

– Se recomandă utilizarea câmpurilor de date în interiorul textului, pentru a facilita realizarea de formulare electronice pentru a permite navigarea în text, introducerea datelor cu ajutorul procesoarelor de text, copierea pe computere personale locale a documentelor din server şi obţinerea unei vizualizări corecte a textului pe monitor.

 

 

 

2.5.3.   Instalare/lansare

- Este necesară stabilirea unui plan detaliat de lansare a sistemului, cu anumite dispoziţii pentru programele de salvare (backup) şi măsuri necesare pentru a face faţă dificultăţilor previzibile.

 

– Instalarea ar trebui să fie realizată cât mai rapid (pentru a reduce la minimum complicaţiile rezultate din utilizarea a două sisteme).

 

– Este necesară conceperea şi dezvoltarea unei instalaţii standard (dacă este necesar, pot fi utilizate configuraţii diferite pentru diferite hardware).

 

– Similar, trebuie definită şi pusă la punct o procedură de instalare standard.

 

– Este necesară instituirea unei proceduri eficiente de gestiune a sistemului.

 

– Formarea personalului trebuie sincronizată cu lansarea propriu-zisă (şi în cazul în care numărul de utilizatori este crescut, spre exemplu, peste 500, ar trebui luată în considerare o pregătire asistată pe calculator).

2.5.4.   Migrarea/transferul de date între sisteme

– Migrarea/transferul de date între sistemele vechi şi noi trebuie planificate în detaliu, ca parte a procesului de instalare (spre exemplu, transferul de pe hârtie în format electronic şi din cel electronic într-altul).

 

– Trebuie acordată o atenţie specială identificării tuturor datelor ce trebuie transferate, dar şi a celor care nu sunt necesare.

 

– Care sunt, spre exemplu, datele care pot rămâne în vechiul sistem şi să fie accesate de acolo şi care sunt costurile de întreţinere/păstrare în stare de disponibilitate a vechiului sistem? De asemenea, cât va costa transferul către noul sistem şi ce măsuri de pregătire sau de altfel ar fi necesare?

 

– Ce date trebuie convertite potrivit noului sistem şi care sunt costurile şi timpul necesar transferului de pe hârtie utilizând formate grafice? (spre exemplu, Adobe pdf)?

– Deseori, în ceea ce priveşte costurile şi timpul, ar fi utilă păstrarea sistemului de hârtie în arhive, decât transformarea lui în format electronic.

 

– Perioada de tranziţie de la un sistem la altul ar trebui să fie cât mai scurtă posibil.

 

– Doar în cazuri absolut necesare, utilizatorii noului sistem vor avea acces la cel vechi. Asigurarea accesului ar trebui să implice atât timp, cât şi resurse financiare reduse.

 

– Când două sisteme funcţionează simultan, este absolut necesar să existe reguli clare şi precise cu privire la cine are dreptul de a modifica date în oricare dintre sisteme şi când;

 

– Operaţiunile de transfer ar trebui realizate într-un mod cât mai logic, în funcţie de fluxul de date. În acest fel, datele relative la procedura civilă ar trebui transferate înaintea celor privind executarea hotărârii, cele referitoare la prima instanţă ar trebui transferate înaintea celor referitoare la instanţa de control judiciar, iar cele cu privire la urmărirea penală înaintea celor privind dezbaterile în faţa instanţei.

 

– Ar fi de asemenea utilă considerarea tuturor necesităţilor viitoare cu privire la transferul de date şi utilizarea formatelor de baze de date şi a limbajelor de interogare standard (spre exemplu, SQL).

 

2.5.5.   Recomandări generale

 

– Conceperea unui sistem deschis, evolutiv, recurgând la tehnologii moderne.

 

– Utilizarea facilităţilor Internetului pentru a unifica interfaţa între datele interne şi a datelor exterioare sistemului.

 

– Garantarea securităţii accesului la date din interiorul sistemului şi protejarea sistemului de intromisiuni exterioare nedorite.

 

– Utilizarea metodelor de criptare şi a semnăturii electronice pentru a garanta integritatea datelor în interiorul sistemului.

 

– Introducerea pe serverele accesibile publicului numai a copiilor bazelor de date.

 

– Asigurarea că datele din sistem sunt protejate oriunde este posibil acest lucru şi că sunt prevăzute anumite proceduri de salvgardare.

 

– Asigurarea că proceduri eficiente de recuperare a sistemului sunt prevăzute şi testate în mod regulat.

 

– Dezvoltarea unei infrastructuri eficiente de comunicare şi a unui sistem centralizat de administrare, pentru a reduce la minim costurile de gestiune.

 

– Încercarea de a refolosi acelaşi mediu pentru ca aplicaţia să asigure interfeţe prietenoase şi convenţii obişnuite pentru utilizatori.

 

– A fi pregătit pentru a schimba procedurile oricând este necesar, dacă acest lucru va facilita utilizarea rentabilă a tehnologiei informaţiei şi atât timp cât nu se creează alte probleme.

 

– Întreţinerea şi utilizarea pentru o perioadă a vechiului sistem alături de cel nou, cel puţin până în momentul în care toate măsurile de securitate şi control au fost luate şi verificate în mod satisfăcător.

 

– Colaborarea de la început cu alte agenţii şi instituţii, a căror cooperare este necesară pentru a asigura compatibilitatea (şi, acolo unde este necesar, schimbul) datelor între sisteme.

 

2.6.      Testările, recepţia, formarea şi punerea în aplicare

Această etapă cuprinde trei faze:

 

a.         Testarea în faza pilot

Este vorba de testările şi punerea în aplicare iniţială la care apelează designerii, precum şi achiziţionarea de echipament şi instalaţii pentru un număr convenit de locaţii (în general, un subansamblu). La fiecare din aceste locaţii este necesară formarea utilizatorilor pe sistemul stabilit, evaluarea conceptului şi examinarea modificărilor care ar trebui făcute, ţinându-se cont de experienţele anterioare. La sfârşitul acestei faze este necesară redactarea unui raport oficial.

b.         Recepţia

Este necesar să se ştie cine are autoritatea de a anunţa terminarea proiectului şi cui îi revine responsabilitatea acestei decizii. În cazul ideal, Grupul de garantare a calităţii ar trebui să se implice în procesul de acceptare a proiectului, pentru a asigura astfel o evaluare independentă şi o critică justă.

 

c.         Formarea şi punerea în aplicare

– Procurarea echipamentelor pentru întregul sistem;

– Formarea instructorilor pentru sistem;

– Formarea utilizatorilor de către informaticieni competenţi;

– Lansarea noului sistem;

– Stabilirea unui buget pentru funcţionarea şi întreţinerea sistemului;

– Rapoarte asupra beneficiilor aşteptate de pe urma noului sistem.

 

Formarea utilizatorilor trebuie planificată cu atenţie de la primele faze ale proiectului. O formare eficientă începută odată cu punerea în aplicare ar fi foarte importantă. Furnizorii privaţi asociaţi cu proiectul pot foarte bine să se implice în procesul de formare, dar responsabilitatea formării nu trebuie încredinţată surselor exterioare, decât dacă există clauze care să specifice acest lucru în contract. În orice caz, programul de formare trebuie planificat în colaborare cu reprezentanţi ai utilizatorilor, cei din „prima linie”, a căror experienţă poate fi esenţială în redactarea unui regim eficient de formare şi în atragerea sprijinului şi cooperării angajaţilor.

 

La fel de important ca programul de formare este înfiinţarea unui serviciu de asistenţă, încă din punere în aplicare. Acesta poate fi organizat ca o unitate centralizată care să utilizeze un program informatic ultra-modern ce permite simularea pe monitorul utilizatorului şi oferirea de sfaturi prin intermediul reţelelor specializate. O altă posibilitate o constituie un serviciu descentralizat, ceea ce ar implica un număr mai mare de agenţi pentru soluţionarea problemelor fiecărei locaţii în care sistemul funcţionează. Este simplu a fi optimist şi a subestima cererile de acest tip adresate unui serviciu de asistenţă, mai ales în primele faze ale punerii în aplicare. Dar a nu da acestui serviciu resurse suficiente înseamnă a pune în pericol proiectul pe termen scurt şi a cauza multe frustrări şi nemulţumiri. Este important să existe asigurări că personalul serviciului de asistenţă este bine format şi competent în a rezolva problemele multiple şi diverse ce pot apărea. În acest context, poate fi utilă asocierea unor programatori (persoane însărcinate cu dezvoltarea aplicaţiilor software).

 

 

2.7.      Utilizare şi întreţinere

 

Odată ce sistemul este complet implementat, atenţia trebuie să se mute asupra utilizării şi întreţinerii. În această fază organizaţia poate începe să se gândească la beneficii de pe urma investiţiei. Dar costurile de utilizare şi întreţinere pot fi considerabile. Se estimează că, pe durata vieţii unui sistem, cheltuielile de funcţionare reprezintă între 60 şi 70% din cheltuielile totale. Este necesar luarea în calcul a acestui factor încă de la începutul dezvoltării sistemului. Fiecare investiţie în aplicaţii va genera cheltuieli structurale în anii viitori.

 

Întreţinerea tehnică presupune două mari chestiuni:

– corectarea erorilor ce apar în timpul utilizării sistemului; şi

– migrarea către versiuni mai noi ale sistemului de operare şi ale programelor informatice intermediare între programele informatice de aplicare şi reţea.

 

Iată câteva puncte care merită să fie susţinute:

 

– Obiectivul este de a menţine sistemul în stare funcţională şi de a respecta specificaţiile iniţiale.

 

– Întreţinerea funcţională priveşte modificările sistemului pentru a-l adapta la nevoile utilizatorilor şi de a rezolva chestiunile ignorate la momentul conceperii, precum şi în specificaţiile iniţiale.

 

– Întreţinerea funcţională poate fi necesară datorită apariţiei unor noi exigenţe sau identificării unor probleme neobservate iniţial, dar scoase în evidenţă prin utilizarea sistemului.

 

– Poate fi utilă recurgerea la grupuri de utilizatori pentru contabilizarea acelor necesităţi de întreţinere funcţională.

 

– Este necesară o identificare constantă a schimbărilor ce afectează mediul utilizatorilor (spre exemplu, o schimbări în dreptul procesual).

 

– Datorită resurselor limitate, toate adaptările necesare ale sistemului ar trebui făcute în ordinea priorităţilor şi planificării.

 

– Trebuie ştiut de la început cine are autoritatea de a decide în aceste probleme.

 

– La modificarea sistemului, trebuie respectată arhitectura sistemului per ansamblu, iar organizarea datelor trebuie să fie în concordanţă cu reglementările în materie pentru a asigura facilitarea refolosirii unor părţi din sistem, precum şi a datelor.

 

– În afara cazurilor de urgenţă, rezultatele întreţinerii tehnice şi de funcţionare trebuie compilate periodic în lansări sau versiuni noi ale sistemului.

 

– Pentru fiecare versiune este necesară testarea părţilor în discuţie şi urmarea unei proceduri de recepţie.

 

– Este important ca documentaţia sistemului şi manualul utilizatorului să fie actualizate odată cu fiecare versiune.

 

– Comunicatele către informaticieni şi utilizatorii finali despre noile lansări trebuie să facă, de asemenea, parte din procedură.

 

Odată cu trecerea anilor, întreţinerea sistemelor tinde să devină mai complicată şi mai costisitoare. Mai ales dacă s-au efectuat multe schimbări, pot apărea probleme cu stabilitatea sistemului şi performanţe diminuate. În acest caz, este momentul să se reducă cheltuielile pentru întreţinere şi să se înceapă o renovare a sistemului. Pentru a determina când anume a sosit acest moment, este necesar supravegherea evoluţiei cheltuielilor de întreţinere şi funcţionare comparându-le cu gradul de satisfacţie sau nemulţumire al utilizatorilor. Administrarea unui sistem face parte din ciclul sau de viaţă, din momentul conceperii până la dispariţia sa treptată.

2.8.      Evaluarea sistemului

Este important stabilirea unui cadru de evaluare încă de la început care să permită proceduri de monitorizare şi de colectare de date potrivite.

 

– Evaluarea trebuie să facă referite la scopurile şi principiile stabilite pentru proiect  (este vorba de fiecare punct din lista de mai sus).

 

– Evaluarea trebuie să ofere ocazia de a contabiliza noile dezvoltări şi posibilităţi apărute după lansarea proiectului. Prin urmare nu trebuie să facă referire numai la scopurile definite iniţial.

 

– Criteriile de evaluare trebuie să fie explicite şi specifice.

 

– Evaluarea trebuie realizată independent de administrarea proiectului, fie de către o echipă internă, fie de consultanţii externi.

 

– Evaluarea trebuie privită ca o oportunitate pentru a învăţa şi a revedea/schimba procedurile.

 

O serie de chestiuni specifice (cu caracter general sau tehnic) ar trebui discutate la conceperea şi punerea în funcţiune a unui sistem informatic destinat instanţelor sau intr-un alt context informatic juridic.

 

Spre exemplu:

 

– cum vor fi organizate arhivele;

 

– cum se va verifica autenticitatea documentelor şi identificarea utilizatorilor (prin semnătură electronică, spre exemplu);

 

– în ce măsură se vor modifica procedurile pentru a le adapta posibilităţilor/limitelor noului sistem (reconcepere);

 

– cum se va organiza  migrarea/transferul de date între două sisteme;

 

– cum se va asigura securitatea datelor şi a sistemului, protecţia datelor cu caracter personal şi controlul asupra accesului la date;

 

– cum se va interconecta două sisteme (spre exemplu, sisteme de gestiune a cazurilor şi sistemele de informare juridică);

 

– cum se vor folosi oportunităţile oferite de Internet, Intranet, Extranet, Hyperlinkuri/SGML/ XML.



[1] Abreviere pentru „Information Tehnology” (engl), respectiv „Systèmes d`information automatisés” (fr) (n.ns, CD).

[2] Varianta în limba frranceză utilizeză expresia „l`efficacité” (eficacitate, care în limba română este sinonim cu eficienţă), pe când varianta engleză utilizează termenul ”effectiveness” (n.ns, CD).

[3] În limba engleză este folosit termenul „standards” (n.ns. CD).

[4] Varianta în limba franceză utilizează expresia “group de pilotaje”, iar cea în engleză “steering committee(n.ns, CD).

[5] Varianta în limba franceză foloseşte „une instance”, iar varianta în limba engleză “authority(n.ns. CD).