20 RECOMANDAREA NR. (2003) 14 PRIVIND INTEROPERABILITATEA SISTEMELOR DE INFORMARE ÎN SECTORUL DE JUSTIŢIE

(adoptată de Comitetul Miniştrilor în 9 sept. 2003, la a 851-a  reuniune a delegaţilor miniştrilor)

 

 

Comitetul Miniştrilor, conform  articolului 15. b din Statutul Consiliului Europei,

 

Considerând că scopul Consiliului Europei este realizarea unei unităţi mai strânse între statele membre;

 

Hotărât să îmbunătăţească calitatea serviciilor publice către cetăţeni şi companii[1] în sectorul de justiţie;

 

Afirmând că eficienţa justiţiei este esenţială pentru a consolida democraţia şi a întări supremaţia legii şi pentru a mări în acelaşi timp încrederea publicului în puterile publice, în special în capacitatea lor de a lupta împotriva crimelor şi de a rezolva conflictele juridice;

 

Recunoscând că tehnologia informaţiei a devenit indispensabilă pentru o funcţionare eficientă a sistemului juridic, ţinând cont în special de creşterea volumului de activitate a instanţelor şi a altor organisme din acest sector;

 

Recunoscând că eficienţa justiţiei în era informaţiei presupune recunoaşterea juridică şi o largă utilizare a schimbului electronic de date între diferite organizaţii;

 

Având în vedere că cerinţele şi tradiţiile constituţionale, juridice şi administrative atrag după sine existenţa unei mari diversităţi de sisteme de informare în sectorul justiţiei al statelor membre;

 

Conştient de complexitatea din ce în ce mai sporită a sistemelor de informare în sectorul de justiţie;

 

Conştient că, în aceste condiţii, schimburile electronice de date între diferitele organizaţii din sistemul de justiţie, pentru a fi eficiente şi sigure, presupun interoperabilitate între sistemele de informare ale acestora;

 

Recunoscând potenţialul interoperabilităţii în vederea facilitării cooperării transfrontaliere în domeniul justiţiei, pentru a satisface nevoia practică crescută de cooperare mai strânsă între state în sectorul de justiţie;

Conştient că există diverse probleme de interoperabilitate ale sistemelor de informare din sectorul justiţiei, cauzate de deficienţe administrative, manageriale şi tehnice;

 

Recunoscând nevoia de a îmbunătăţi interoperabilitatea sistemelor de informare din sectorul de justiţie prin punerea în practică a documentelor şi comunicaţiilor interoperabile, precum şi a unor abordări integrate ale proiectelor de tehnologia informaţiei;

 

Recunoscând că introducerea interoperabilităţii în sectorul de justiţie presupune în acelaşi timp schimbări corespunzătoare ale legilor relevante şi ale procedurilor de muncă, precum şi pregătirea corespunzătoare a personalului;

 

Având în vedere că soluţiile de interoperabilitate pentru sectorul de justiţie trebuie adaptate cerinţelor particulare ale statelor membre;

 

Realizând că există nevoi diferite de interoperabilitate ale statelor membre, rezultate din diferenţele de dezvoltare a tehnologiei informaţiei în sectorul de justiţie;

 

Amintind că schimbările în procedeele de muncă ale organizaţiilor din sectorul de justiţie introduse de interoperabilitate nu trebuie să afecteze în nicio măsură garanţiile constituţionale de independenţă ale puterii judecătoreşti[2] în procedurile judiciare;

 

Conştient că procesarea de date în condiţiile de interoperabilitate prezintă atât avantaje, cât şi riscuri cu privire la securitatea informaţiilor şi protecţia vieţii private în sectorul de justiţie;

 

Luând în considerare Recomandarea nr. (2001)2 privind structurarea şi restructurarea rentabilă a sistemelor judiciare şi a sistemelor de informare juridică, Recomandarea nr. (2001) 3 privind serviciile acordate cetăţenilor de către instanţe şi la alte instituţii juridice prin utilizarea noilor tehnologii şi Recomandarea nr. (2002) 2 privind accesul la documente publice,

Recomandă guvernelor statelor membre:

 

1.         să pună în aplicare principiile şi liniile directoare stabilite în prezenta recomandare în legile şi practica naţională;

 

2.         să aducă aceste principii şi linii directoare în atenţia persoanelor şi instituţiilor responsabile de tehnologia informaţiei şi de interoperabilitate în sectorul de justiţie.

I.          Dispoziţii generale

1.         Definiţii

În scopul prezentei recomandări:

 

- "organizaţiile din sectorul de justiţie" semnifică instanţele, parchetele şi alte instituţii publice şi private, precum poliţia, sistemul penitenciar, registrele publice, autorităţi ale stării civile, avocaţi şi notari, precum şi alţi factori de decizie publici sau particulari care fac schimb de date şi de informaţii în cadrul procedurilor judiciare;

 

- "sisteme de informare" desemnează sistemele informatice utilizate de către organizaţiile din sectorul de justiţie pentru procesarea, stocarea şi schimbul electronic de date, cum ar fi sistemele de gestiune a dosarelor (workflow) şi bazele de date;

 

- "interoperabilitate" semnifică schimburile eficiente şi securizate de date şi informaţii în cadrul sistemelor de informare ale organizaţiilor din sectorul de justiţie.

 

2.         Obiectiv

 

Obiectivul acestei recomandări este să faciliteze interoperabilitatea sistemelor de informare prin stabilirea unor principii şi linii directoare pentru statele membre cu privire la paşii şi măsurile care trebuie luate la nivelul tehnologiei informaţiei, structurarea procedurilor şi arhitecturii tehnice a datelor şi a informaţiilor din sectorul juridic.

 

II.         Chestiuni de strategie

3.         Strategii de interoperabilitate

 

3.1.      Statele membre trebuie să vegheze ca proiectele privind tehnologiile de informaţii lansate în sectorul de justiţie să ia în considerare nevoia de a asigura interoperabilitatea sistemelor de informare în cadrul diverselor organizaţii din sectorul de justiţie.

 

3.2.      O strategie a tehnologiilor de informaţii pentru sectorul de justiţie trebuie să ia în considerare, printre altele, următoarele:

 

- computerizarea pas cu pas a sistemului judiciar;

- stabilirea unei infrastructuri de comunicare, în special prin e-mail;

- dezvoltarea unei strategii de integrare care să permită comunicaţiile electronice între sistemele de informare;

- armonizarea datelor în măsura în care este necesară;

- stabilirea unui sistem integrat de colectare a datelor şi a analizelor statistice;

- introducerea unui sistem comun de administrare a informaţiilor;

- stabilirea de registre de informaţii interne comune;

- dezvoltarea unui software standard pentru baze de date.

 

3.3.      Pentru aceasta, proiectele de tehnologii de informaţii din sectorul de justiţie trebuie să fie implementate în cadrul unor programe coordonate care să permită realizarea unor acţiuni coerente în domenii conexe variate şi între diferiţi factori de decizie, asigurând astfel o coordonare şi finanţare corespunzătoare.

 

3.4.      Introducerea interoperabilităţii în sectorul de justiţie trebuie să fie rentabilă şi din punct de vedere al costurilor. Nivelul necesar de interoperabilitate trebuie stabilit în fiecare caz luând în considerare costurile aferente şi beneficiile aşteptate.

 

4.         Securitatea non-tehnică şi protecţia datelor cu caracter personal

 

4.1.      Statele membre trebuie să aplice interoperabilitatea sistemelor de informare în sectorul de justiţie, luând pe deplin în considerare nevoia de a asigura securitatea informaţiei şi protecţia datelor cu caracter personal, în conformitate cu normele internaţionale şi legile naţionale aplicabile.

4.2.      Statele membre trebuie să ia măsuri în vederea stabilirii rolurilor şi responsabilităţilor personalului din organizaţiile sectorului de justiţie privind utilizarea tehnologiilor de informaţii. Organizaţiile din sectorul de justiţie trebuie să vegheze, în special, la informarea personalului cu privire la legislaţia şi regulamentele aplicabile în procesarea informaţiilor şi a datelor care sunt folosite în sectorul de justiţie.

 

4.3.      Statele membre trebuie să prevadă punerea în funcţiune a unor puncte de audit şi de control pentru etapele relevante ale fluxului automatizat de informaţii şi documente în interiorul şi între organizaţiile din sectorul de justiţie.

 

5.         Resursele umane

 

5.1.      În procesul de introducere a tehnologiilor de informaţii, organizaţiile din sectorul de justiţie trebuie să dispună de resurse umane suficiente pentru a lua decizii corecte în ceea ce priveşte sistemele şi serviciile propuse.

 

5.2.      Organizaţiile din sectorul de justiţie trebuie să aibă personal calificat care, pentru sistemele lor de informare, să fie responsabil cu asigurarea respectarea integrităţii, disponibilităţii, stocării şi identificării documentelor electronice şi a datelor procesate de către organizaţia în cauză.

 

5.3.      Statele membre trebuie să ia măsuri pentru a favoriza pregătirea juriştilor şi a altor categorii de personal din organizaţiile sectorului de justiţie cu privire la utilizarea tehnologiilor de informaţii. Personalul din organizaţiile sectorului de justiţie trebuie încurajat să utilizeze datele oferite de tehnologia informaţiei în activitatea zilnică.

6.         Interoperabilitate între sectoarele public şi privat

 

6.1.      Statele membre trebuie să promoveze metode de schimb electronic între sistemele de informare ale sectorului public de justiţie şi cele ale organizaţiilor private din sectorul de justiţie, precum avocaţii şi alte categorii de persoane implicate. Astfel de schimburi de date nu pot fi realizate decât conform cu legislaţia internaţională şi naţională.

 

6.2.      Statele membre trebuie, în acelaşi timp, să considere şi să aplice prevederi corespunzătoare care să asigure securitatea informaţiilor şi protecţia datelor cu caracter personal. Trebuie să fie stabilite sisteme de control cu privire la modul în care sunt folosite informaţiile supuse unei protecţii speciale.

 

 

III.        Redefinirea structurării procedeelor

7.         Modificarea procedurilor de lucru

7.1.      Pentru a obţine un maxim de avantaje din introducerea tehnologiilor informaţiei, statele membre trebuie să coreleze introducerea acestor tehnologii moderne în sectorul de justiţie cu schimbările organizaţionale ale procedurilor de lucru folosite în organizaţiile din sectorul de justiţie.

 

7.2.      Statele membre trebuie să aibă o abordare deschisă în modernizarea legilor şi regulamentele acolo unde acestea nu ţin cont de utilizarea oportunităţilor aduse de noile tehnologii de informaţii şi, în special, de interoperabilitate.

 

7.3.      Totuşi, introducerea interoperabilităţii în sectorul de justiţie trebuie să fie un proces controlat. Statele membre trebuie să vegheze că organizaţiile din sectorul de justiţie identifică, se documentează şi îşi descriu procedurile lor de muncă, îşi monitorizează şi controlează schimbările introduse de sistemele de interoperabilitate.

 

 

8.         Reţele de procedee interorganizaţionale

 

8.1.      Statele membre trebuie să aplice soluţii de interoperabilitate în toate domeniile relevante unde cooperarea interinstituţională a fiecărei organizaţii din sectorul de justiţie este esenţială, cum ar fi sistemele de justiţie civilă şi penală.

 

8.2.      Sistemele de management al dosarelor organizaţiilor din sectorul de justiţie trebuie, în primul rând, să fie pregătite să transmită şi să primească informaţii de la alte sisteme externe de management al dosarelor şi să ofere ajutor în procesul de luare al deciziilor, având acces la o varietate completă de baze de date relevante.

 

8.3.      Statele membre trebuie să faciliteze interoperabilitatea dintre diversele baze de date prin introducerea unor măsuri de uniformizare, cum ar fi coduri de identificare unice şi definiţii uniforme ale datelor.

 

IV.        Structura tehnică şi informaţională

9.         Standarde[3] privind documentele şi comunicarea

 

9.1.      Statele membre trebuie să adopte o viziune integrată asupra introducerii unor standarde pentru documentele şi comunicarea în sectorul justiţiei în aşa fel încât să permită ca datele să fie colectate într-un mod convenţional şi structurat.

 

9.2.      Desigur, interoperabilitatea poate să fie obţinută şi prin folosirea mai multor standarde privind datele, întrucât adoptarea unuia singur nu poate fi întotdeauna posibilă. În acest sens, statele membre trebuie să ia în considerare mai degrabă dezvoltarea standardelor de facto existente decât să încerce să creeze standarde distincte pentru sectorul de justiţie.

 

9.3.      Statele membre trebuie să acorde atenţie mai ales dezvoltării unui limbaj care să permită identificarea standardelor pentru documentele şi comunicaţiile în sectorul de justiţie.

10.       Securitate tehnică

 

10.1.    Organizaţiile din sectorul de justiţie trebuie să stabilească proceduri prin care să monitorizeze şi să controleze posibilele expuneri la risc, provenite din folosirea necorespunzătoare sau nefuncţionarea sistemelor informatice. Aceste proceduri trebuie să includă instrucţiuni de securitate care să asigure controlul de acces la diferite niveluri ale sistemelor de informare.

 

10.2.    Statele membre trebuie, atunci când este cazul, să promoveze folosirea criptografiei în sectorul juridic pentru a evita unele riscuri inerente utilizării de programe digitale, cu scopul de a securiza comunicaţiile electronice dintre diferitele organizaţii din sectorul de justiţie.

 

10.3. Statele membre trebuie de asemenea să pună în aplicare “Cheia Publică a Infrastructurii” cu privire la organizaţiile din sectorul de justiţie, pentru a asigura integritatea mesajelor şi acceptarea acestora, precum şi confidenţialitatea lor, graţie posibilităţii de a autentifica destinatarul sau expeditorul mesajului şi de a verifica semnăturile electronice cu certificate electronice emise de intermediari de încredere.

 



[1] În limba franceză se foloseşte termenul ”les enterprises”, iar în limba engleză “businesses(n.ns, CD).

[2] Varianta în limba engleză utilizează expresia “independence of the judiciary”, iar cea franceză “l'indépendance du pouvoir judiciaire”. A se vedea nota 34 (n.ns, CD).

[3] Varianta în limba franceză utilizează expresia „des normes”, iar cea în limba engleză „standards(n.ns, CD).