21 RECOMANDAREA NR. (2003) 15 PRIVIND ARHIVAREA DOCUMENTELOR ELECTRONICE ÎN SECTORUL JURIDIC

(adoptată de Comitetul Miniştrilor în 9 sept. 2003, la a 851-a reuniune a delegaţilor miniştrilor) 

 

 

Comitetul Miniştrilor, conform articolului 15. b din Statutul Consiliului Europei,

 

Considerând că scopul Consiliului Europei este realizarea unei unităţi mai strânse între statele membre;

 

Considerând că arhivarea este o parte esenţială a instrumentării cauzelor în sectorul juridic;

 

Având în vedere că legea cere ca numeroase documente juridice să fie păstrate pentru perioade mari de timp sau chiar permanent;

 

Conştientizând că numărul din ce în ce mai mare al utilizatorilor de computere şi al comunicării electronice, digitalizarea înregistrările audio şi video, precum şi introducerea unor sisteme de tehnologia informaţiei mai puternice, vor determina cu siguranţă utilizarea sporită a documentelor electronice în sectorul juridic;

 

Având în vedere că un număr din ce în ce mai mare de documente juridice se va realiza în format electronic conform legislaţiei privind semnătura electronică;

 

Considerând că procedurile adecvate pentru arhivarea documentelor electronice sunt esenţiale în a promova recunoaşterea juridică şi larga utilizare a documentelor electronice, a semnăturilor electronice şi a datelor electronice procesate în sectorul legal;

 

Recunoscând că documentele electronice oferă numeroase avantaje şi o funcţionalitate sporită, precum posibilităţi sporite de acces, afişare şi comunicare;

 

Realizând, în acelaşi timp, că păstrarea documentelor electronice se confruntă cu problema unei durabilităţi limitate a mediului de stocare, cu diversitatea formatelor şi standardelor documentelor şi cu învechirea rapidă a hardware-ului şi a software-ului necesar pentru a permite citirea lor;

 

Conştient şi de problemele organizaţionale, costurile ridicate şi riscurile privitoare la securitate în păstrarea documentelor electronice;

 

Determinat să găsească soluţii corespunzătoare pentru arhivarea documentelor electronice în sectorul juridic;

 

Recunoscând în acelaşi timp că evoluţia continuă a tehnologiei nu permite stabilirea unor reguli tehnice definitive pentru arhivarea documentelor electronice;

 

Considerând totuşi că, atrăgând atenţia statelor membre, a organismelor din sectorul juridic şi al serviciilor de arhivare asupra riscurilor şi problemelor ridicate de arhivarea documentelor electronice, este esenţială promovarea unei cercetări continue în acest domeniu;

 

Având în vedere Recomandarea nr. (95) 11 cu privire la selectarea, procesarea, prezentarea şi arhivarea hotărârilor judecătoreşti în sistemele de documentare juridică computerizată, de Recomandarea nr. (2000) 13 privind politica europeană de acces la arhive, de Recomandarea nr. (2001) 2 privind structurarea şi restructurarea rentabilă a sistemelor judiciare şi a sistemelor de informare juridică, de Recomandarea nr. (2002) 2 privind accesul la documente publice şi de Recomandarea nr. (2003) 14 privind interoperabilitatea sistemelor de informare în sectorul de justiţie,

 

Recomandă guvernelor statelor membre:

 

1.         să aplice principiile şi regulile stabilite în această recomandare în legislaţia şi practica lor naţională;

 

2.         să aducă aceste principii şi reguli în atenţia persoanelor şi instituţiilor responsabile pentru arhivarea documentelor electronice în sectorul juridic.

 

 

1.         Definiţii

 

În sensul prezentei recomandări:

 

-     "arhivarea" înseamnă păstrarea de documente pentru perioade stabilite prin legea şi reglementările statelor membre, având două etape:

 

  1. "conservare iniţială": păstrarea în funcţie de scopuri primare, pentru care documentele au fost create având în vedere valoarea lor probantă;

 

ii.          "arhivarea ulterioară": păstrarea în funcţie de valoarea de patrimoniu a documentelor, dincolo de scopurile primare;

 

-     "serviciile de arhivare" reprezintă responsabilii pentru arhivare, incluzând:

 

i.          "arhivarii": persoane sau departamente în cadrul organismelor care au creat sau au primit documentele în discuţie, precum şi servicii specializate de arhivare responsabile pentru conservarea iniţială a documentelor;

 

ii.          "Arhivele": instituţii publice naţionale sau ale comunităţilor locale responsabile pentru arhivarea ulterioară, conform legislaţiei şi reglementarilor statelor membre;

 

-     "documentele electronice" reprezintă acele documente, atât texte cât şi imagini, în format digital audio şi video, care au capacitatea de a crea drepturi sau au valoare probantă şi pot fi trimise unui depozitar public;

 

-     "sectorul juridic" va cuprinde toţi depozitarii, publici sau privaţi, care produc sau primesc documente electronice definite anterior.

 

 

 

2.         Prevederi generale

 

2.1.      Statele membre trebuie să se asigure că normele legale care reglementează arhivarea sunt aplicate şi documentelor electronice.

 

2.2.      Documentele electronice trebuie arhivate în aşa fel încât să li se menţină integritatea, autenticitatea, siguranţa şi, când este cazul, confidenţialitatea.

 

2.3.      Lizibilitatea şi accesibilitatea documentelor electronice arhivate trebuie garantată în timp, luând în considerare evoluţia tehnologiilor informatice.

 

2.4.      Ca şi în cazul arhivării documentelor pe suport de hârtie, perioada păstrării documentelor electronice şi momentul în care sunt făcute publice trebuie să se stabilească în colaborare cu arhivarii.

 

2.5.      Documentele electronice arhivate trebuie asociate cu metadate[1] standard ce descriu contextul creării lor, precum şi legăturile existente cu alte documente electronice sau pe suport de hârtie ori analoage.

 

2.6.      Documentele electronice criptate trebuie să fie arhivate sub formă decriptată.

 

2.7.      Digitalizarea documentelor pe suport de hârtie sau pe suport analogic poate fi justificată de folosirea şi procesarea mai eficientă, dar nu trebuie să înlocuiască neapărat arhivarea documentelor în forma lor originală.

 

 

3.         Măsuri organizaţionale

 

3.1.      Conservarea iniţială a documentelor electronice trebuie să fie realizată fie de angajaţii responsabili din cadrul organismelor care au creat sau au primit documentele electronice în discuţie, fie de către servicii specializate de arhivare, în colaborare cu Arhivele.

 

3.2.      După închiderea dosarelor în discuţie, statele membre trebuie să încurajeze reducerea întârzierilor transferului de documente electronice către Arhive pentru arhivarea ulterioară.

 

3.3.      Documentele electronice trimise serviciilor de arhivare trebuie să fie însoţite de metadatele lor.

 

3.4.      Statele membre trebuie să facă eforturi să ofere Arhivelor şi organismelor din sectorul juridic responsabile prin lege să se ocupe de arhivare, resursele necesare pentru arhivarea documentelor electronice.

 

3.5.      Arhivele trebuie să pună în aplicare programe de arhivare a documentelor electronice pentru a acumula know-how-ul necesar şi astfel să fie în măsură de a furniza arhivarilor şi altor organisme vizate recomandările necesare privind arhivarea documentelor electronice.

 

4.         Măsuri de securitate

 

4.1.      Toate operaţiunile privind arhivarea documentelor electronice trebuie să facă obiectul unor proceduri care să asigure posibilitatea urmăririi lor.

 

4.2.      Serviciile de arhivare trebuie să se asigure că, prin folosirea semnăturilor electronice sau a altor proceduri electronice, documentele electronice sunt trimise numai de către persoanele sau organismele competente şi că nu au fost modificate în timpul transmiterii.

 

4.3.      Accesarea, modificarea sau ştergerea documentelor electronice din sistemele de arhivare a documentelor electronice trebuie realizate de specialiştii autorizaţi şi instruiţi să efectueze asemenea operaţiuni.

 

4.4.      Statele membre trebuie să faciliteze utilizarea tehnicilor moderne de securitate pentru a asigura integritatea documentelor electronice arhivate, tehnici precum semnătură electronică pentru mijloacele de stocare sau utilizarea unui mijloc de stocare nereinscriptibil.

 

4.5.      Copiile documentului electronic arhivat trebuie păstrate de către serviciile de arhivare, dacă este posibil, pe mai multe spaţii diferite de stocare.

 

4.6.      Procedurile trebuie să asigure protecţia fizică a locului în care se află sistemele de arhivare a documentelor electronice, inclusiv condiţii adecvate de stocare şi controlul accesului. Sistemele de arhivare a documentelor electronice trebuie să fie evaluate periodic.

 

 

5.         Măsuri de conservare

 

5.1.      Documentele electronice trebuie arhivate prin aplicarea periodică a tehnicii de migrare - transfer periodic de date de la un spaţiu de stocare la altul, sau de la un format la altul. Migrarea trebuie, de asemenea, să se aplice la metadatele privind documentele electronice arhivate.

 

5.2.      Migrarea către noi mijloace de stocare trebuie să aibă loc regulat, luând în considerare gradul de degradare şi uzură al respectivelor mijloace. Mijloacele de stocare trebuie înnoite când se învechesc din cauza dezvoltării tehnologice a spaţiilor de stocare şi a hardware-ului.

 

5.3.      Migrarea către formate noi trebuie efectuată, când este cazul, pentru adaptarea la evoluţia tehnologică.

 

5.4. Statele membre trebuie, de asemenea, să încurajeze cercetările şi experimentele concurenţiale, ca metodă alternativă pentru păstrarea documentelor electronice.

 

 

6.         Formatul documentelor

 

6.1.      Statele membre trebuie să încurajeze uniformitatea în ceea ce priveşte formatul  documentelor utilizate în sectorul juridic.

 

6.2.      Statele membre trebuie să se asigure că aceste formate sunt deschise, internaţionale şi standardizate, şi că permit migrarea ulterioară a datelor şi procesarea în diferite limbi.

 

6.3.      Serviciile de arhivare trebuie să fie consultate şi implicate în alegerea de formate şi în definirea metadatelor pentru a se asigura că cererile subsecvente de arhivare a documentelor sunt luate în considerare.

7.         Semnături electronice

 

7.1.      Întrucât se află în responsabilitatea autorităţii creatoare verificarea autenticităţii documentelor electronice prin verificarea semnăturii sale electronice în momentul în care documentul electronic se află sub controlul ei şi înainte ca el să fie transmis pentru arhivare, serviciile de arhivare nu trebuie să fie obligate să verifice semnăturile electronice folosite iniţial de cei care au contribuit la pregătirea documentului electronic care a fost autorizat printr-o semnătură electronică.

 

7.2.      Documentul electronic arhivat trebuie să fie considerat de încredere şi valabil, în absenţa probelor contrare, indiferent de posibilitatea de verificare continuă a semnăturii sale electronice iniţiale, dacă a fost transmis securizat şi a fost conservat de către  serviciile de arhivare în conformitate cu regulile de securitate enunţate în principiul 4.



[1] Metadatele (din grec. meta "după" şi lat. data)  sunt date care descriu alte date. Fiecărui document arhivat îi sunt asociate (deci nu se văd în documentul propriu-zis) o serie de metadate, cum ar fi materia, zi/an, limba, etc. astfel încât căutarea în baza de date să se poate face după termeni cheie şi mult mai rapid (n.ns, CD).